Mutuelle Toreros Landais
CONTROLE DE LA MUTUELLE DES TOREROS LANDAIS
PAR LES SERVICES DE LA D R A S S.
MARDI 19 JUIN 2007 – MAISON DE LA COURSE LANDAISE
A SAINT-PIERRE DU MONT.
Début du contrôle à 9 h.30.
Présents : Mme France Le Guillou, inspecteur de la DRASS,
Jean Lalanne, Etienne Noguez, Gilbert Ducassou, Marie-Laure Decore, Charles
Maxime, Roland Lalanne, Jean-Claude Dupouy et Michel Décla qui représentent la
Mutuelle des Toreros,
Mme Geneviève Luquet-Theux, expert-comptable de la Mutuelle des Toreros.
Mme Le Guillou rappelle l’objet de la réunion. C’est un contrôle sur trois points :
1° Le fonctionnement du conseil d’administration et de l’assemblée générale
2° Les différentes indemnités perçues par le président et les administrateurs de la Mutuelle.
3° L’ordonnancement des règlements effectués par chèque.
Ce contrôle sous forme d’enquête est motivé par une lettre envoyée aux services de la DRASS par M. Jacques Ducos, ancien Secrétaire général de la Mutuelle des toreros.
But du contrôle : « Faire des constats objectifs ».
Jean Lalanne retrace d’abord l’histoire de la Mutuelle, conduite successivement par douze présidents, tous bénévoles de même que les administrateurs.
Si le siège social de la Mutuelle est situé à la Maison de la Course landaise, elle ne possède pas de siège administratif fixe.
Effectifs de la Mutuelle : 224 membres actifs, 45 anciens toreros, 76 toreros honoraires.
Le Prix Eric Tabarly du Fair Play, attribué à la Mutuelle en 2006 à l’occasion de son centenaire, est une récompense pour le travail des bénévoles.
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1° FONCTIONNEMENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DE L’ASSEMBLEE GENERALE.
Les questions de l’inspecteurs portent sur :
- l’élection de nouveaux membres du conseil d’administration le 27 janvier 2007 au Houga.
- les tarifs des cotisation discutés et votés en assemblée générale.
- le lieu des réunions du conseil d’administration, leur déroulement et leur fréquence. Un relevé est réalisé des réunion du Conseil d’administration et de l’assemblée générale
depuis 2004, sur les registres tenus par Jean Lalanne. La bonne tenue de ces registres
impressionne très favorablement Mme Le Guillou. Elle effectue un sondage sur le contenu de l’ordre du jour d’une réunion prise au hasard.
- le matériel utilisé par la Mutuelle : ordinateurs personnels et ordinateurs de la Mutuelle acquis en 2006.
- les amendes payées par les absents à l’assemblée générale (instaurées en 1988 lors de l’assemblée générale réunie à Pouillon)
- la participation des acteurs au conseil d’administration.
- le déroulement d’une assemblée générale, le libellé des convocations, le paiement des
cotisations, la liste d’émargement, les secours et le compte-rendu financier
Remarques et conseils de l’inspecteur :
- Les changements dans la composition du bureau de la Mutuelle doivent être signalés à la
DRASS (article R 414/6 du Code de la Mutualité).
- il faut rappeler dans la convocation d’une réunion le quorum à atteindre (simple ou renforcé) et réfléchir à la mise en place d’un système de pouvoir.
- c’est une obligation de produire le casier judiciaire des nouveaux administrateurs et une copie des casiers des autres administrateurs, établis en 2002 - il est recommandé de marquer dans le compte rendu de chaque réunion la mention « quorum atteint ».
Jean-Claude Dupouy explique la procédure de la déclaration d’un accident. Elle ne donne lieu à aucune observation. Au contraire, les tableaux établis par Jean-Claude sont remarqués pour leur clarté.
2° DIFFERENTES INDEMNITES PERCUES PAR LE PRESIDENT ET LES ADMINISTRATEURS DE LA MUTUELLE
Mme Geneviève Luquet-Theux précise le système des indemnités forfaitaires. Ce ne sont pas des indemnités de fonction. Elles comprennent des remboursements de frais de déplacements et des remboursements de frais de téléphone et de fax.
Pour respecter le forfait de déplacement, le président et les autres indemnisés n’indiquent dans leur relevé que les kilomètres correspondant à leur forfait. Les kilomètres réels sont en réalité beaucoup plus importants.
Jean Lalanne communique ses factures de téléphone de plusieurs années. Depuis 2006, un nouveau service d’abonnement lui permet de téléphoner à tarif réduit. La Mutuelle en profite.
Propositions de l’inspecteur : mettre un « portable Mutuelle » à la disposition du président (mais cette solution occasionnerait des frais supplémentaires très importants) ; joindre au relevé des frais de déplacements une photocopie de la carte grise et de l’assurance du véhicule pour connaître sa puissance.
3° ORDONNANCEMENT DES PAIEMENTS EFFECTUES PAR CHEQUE.
Marie-Paule Decore détaille les établissements bancaires utilisés par la Mutuelle :
- le Crédit Agricole dont le compte travaille constamment
- La Poste (compte de placements)
- la Caisse d’Epargne (placements).
La trésorière ne garde pas d’argent liquide chez elle.
Une question de l’inspecteur porte sur la sécurité des chéquiers.
Rappel de la procédure pour l’ordonnancement des paiements par chèque : toute facture doit arriver chez le président qui signe le document en mettant, après vérification, la mention « bon à payer ». Il le transmet à la trésorière pour paiement. Le président ne doit pas signer de chèque car la séparation entre l’ordonnateur et le trésorier-comptable est obligatoire.
L’inspecteur demande aux responsables de la Mutuelle de réfléchir sur la désignation des personnes habilitées à percevoir les cotisations le jour de l’assemblée générale. La trésorière doit donner délégation pour cet encaissement et cette délégation est à réactualiser chaque année.
On évoque en fin de réunion le problème du versement d’une subvention par la Mutuelle à la FFCL. Jean Lalanne rappelle l’origine de cette contribution aux frais de personnel, compensée depuis 1987 par une subvention du Conseil général des Landes (montant 7650 € dont 4500 € sont versés à la FFCL).
Michel Lalanne, président de la FFCL, a pris contact avec le Ministère de la Jeunesse et des Sports pour étudier la mise en place d’ une convention qui évaluerait le service rendu à la Mutuelle par le secrétariat de la FFCL. Ce problème avait été soulevé par M. Jacques Ducos à l’occasion d’une réunion du conseil d’administration en janvier 2006 à Pomarez et lors de l’assemblée générale du 27 janvier 2007 au Houga.
Fin du contrôle à 17 heures.
